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Cómo reforzar la comunicación y cultura de una empresa en remoto

En Fonetic había una política de teletrabajo desde 2017 que permitía teletrabajar hasta 3 días por semana. No obstante, con la llegada de la situación generada por el COVID19, la compañía tomó la decisión de comenzar a teletrabajar por completo de forma indefinida para garantizar la seguridad de todos los trabajadores.

Los buenos resultados obtenidos a lo largo de los últimos 6 meses trabajando en remoto han hecho que se tome una decisión en firme: el teletrabajo ha llegado a Fonetic para quedarse. Ahora mismo todos los empleados se encuentran trabajando desde casa y, en cuanto la situación sanitaria lo permita, serán los propios trabajadores los que decidan si prefieren seguir haciéndolo en remoto o desde la oficina.

No obstante, cuando se trabaja en remoto hay algunos aspectos que se llegan a echar en falta del trabajo presencial. Ya no existe un contacto directo diario, ni charlas en la cocina, ni tampoco pequeñas reuniones que creaban un ambiente y cultura de empresa.

“Era necesario reforzar la comunicación para seguir teniendo feedback de los compañeros, a la vez que necesitábamos seguir transmitiendo la cultura de empresa”, comenta María Jesús Conde, People Director de Fonetic. Por este motivo, en la compañía se han seguido una serie de actuaciones que permiten seguir incentivando la comunicación y reforzar la cultura desde casa.

Comunicación con los empleados

La clave para seguir teniendo comunicación con todos los empleados ha sido digitalizar actividades que ya se realizaban anteriormente. “Hemos seguido celebrando rigurosamente por vídeo todos los desayunos mensuales que hacíamos presencialmente cuando estábamos en la oficina”, explica María Jesús.

“En los desayunos se realizan comunicaciones internas de la compañía y contamos los nuevos proyectos en los que estamos trabajando, pero también reservamos tiempo en ellos para hablar de cómo llevamos a nivel personal la cuarentena, cómo ha sido el confinamiento en familia, hacer actividades como juegos o incluso visualizar vídeos de los fonéticos más internacionales que están viviendo la situación en otros países”, añade, “es muy importante seguir realizándolos, los empleados nos han dicho expresamente que les gusta participar en ellos y escuchar a sus compañeros”.

Por otro lado, los desayunos se aprovechan también para que las nuevas incorporaciones se presenten a sus compañeros y cuenten algo más sobre ellos, cuáles son sus hobbies, de dónde son, qué puesto ocuparán… las bienvenidas se complementan siempre con un correo de presentación. Además, se ha creado un directorio u organigrama digital para que todos los empleados puedan consultar quién es quién en la organización y se facilite la comunicación, sobre todo con los más nuevos, que no han tenido la posibilidad de conocer al resto de compañeros en persona.

La comunicación no cesa ahí. Todos los meses se envía una newsletter a los empleados con las noticias más relevantes sobre proyectos, formación, nuevos fichajes… para seguir manteniendo informados a todos los empleados.

¿Cómo se consigue el feedback?

A principios de febrero, en Fonetic se introdujo una nueva herramienta digital de feedback, Happy Force, una aplicación que sirve para mejorar la experiencia del empleado, fidelizar el talento, motivar a los equipos y potenciar el engagement.

“Queríamos dar voz a las personas, que compartieran cómo se sienten, qué les preocupa y que nos dijeran todo lo que se puede mejorar o qué es lo que bueno de Fonetic para mantenerlo”, indica María Jesús. “Desde hace unos meses los empleados pueden compartir cómo están, interactuar con otros compañeros, dar reconocimiento o bien contestar a una serie de preguntas sencillas de forma anónima que nos sirven para seguir mejorando y crear un diálogo como un solo equipo”, añade.

Happy Force

Medición de la felicidad y bienestar

La herramienta de Happy Force mide la felicidad de las personas “en tiempo real”. “A través de los scores, medimos factores como el bienestar del empleado, las relaciones, recompensa, reconocimiento, motivación, alineación con la empresa y el feedback que reciben de los managers. Todo esto se refleja en el eNPS, es decir, la satisfacción de los empleados con la empresa”, cuenta María Jesús.

“Ahora mismo los resultados son fantásticos. El Happy Index es un 71, lo que significa que estamos entre el 30% de las mejores empresas de HappyForce. Si nos comparamos con empresas de nuestro sector, estamos un 8,4 por encima y en comparación con todas las empresas de HappyForce nos encontramos 5,1 puntos por encima”, matiza.

Encuestas a los empleados

Todos los días los empleados de Fonetic reciben un aviso para que indiquen cómo se sienten pulsando una de las 4 caras de la app. Después, pueden informar a los compañeros sobre algún tema de interés, felicitar a otros empleados o comunicar a la dirección si algo va mal.

Una vez a la semana reciben preguntas relacionadas con los scores, que son las que permiten obtener el feedback. “De momento la aplicación funciona muy bien, tenemos un índice de participación superior al 73%”, indica María Jesús.

Además de las iniciativas seguidas por la compañía, los propios empleados también han creado iniciativas internas que permiten seguir teniendo contacto, como la creación de un canal de Teams de gaming para poder seguir partidas en directo o crear equipos, lo que les permite conocerse e interactuar de forma más personal y crear cultura de equipo.

reconocimiento happy force

¿Qué comentarios hemos recibido?

A lo largo de los días en Fonetic recibimos distintos comentarios de los compañeros, éstos son sólo algunos:

  • Los desayunos son una buena forma de mantenernos conectados y saber un poco las novedades de la empresa.
  • La incorporación de (nuevos) empleados (muy) remotos enfatiza las ventajas del teletrabajo. Ha sido una experiencia excelente.
  • Todo genial como siempre. Tenemos suerte de estar en una empresa 10.
  • Me ha parecido muy interesante. La dirección dando mensajes claros sobre temas relevantes de formación y teletrabajo dada la situación actual de pandemia. Además, muy divertidas las presentaciones de los nuevos compañeros y sus desconfinamientos.

 

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